Er zijn veel uitdagingen voor overheidsinstellingen vandaag de dag. Van krimpende budgetten tot hogere eisen voor verantwoording en transparantie, het is nog nooit zo moeilijk geweest om het werk goed te doen. Administratieve diensten vormen daarop geen uitzondering. Deze diensten – zoals personeelszaken, salarisadministratie, financiën en inkoop – kunnen soms aanvoelen als een zwart gat, dat al uw tijd en geld opslokt maar weinig oplevert. Om de administratieve diensten te verbeteren, moet u anders gaan denken. U moet uw aannames over wat er moet gebeuren en wie daarvoor het meest geschikt is, ter discussie stellen. U hebt een organisatiestrategie nodig die duidelijke doelen stelt voor de administratieve diensten binnen uw bureau. En u hebt een actieplan nodig dat duidelijk in kaart brengt hoe u dat gaat bereiken.
Wat moeten we verbeteren?
Een cruciale eerste stap voor elke verbetering in de administratieve diensten is duidelijk te definiëren wat u wilt bereiken. Wat zijn de resultaten die u wilt zien? Wat zijn de maatstaven die u zult gebruiken om de vooruitgang te volgen? Wat voor soort organisatie gaat u opzetten om deze resultaten te bereiken?
Administratieve diensten zijn belangrijk voor veel belangrijke overheidsfuncties. Wat wilt u bereiken met verbetering? Eerst moet u bepalen wat u wilt bereiken. Maak een lijst van de resultaten die u wilt bereiken. Misschien wilt u bijvoorbeeld de efficiëntie van uw personeelsfunctie verbeteren, of uw inkoopfunctie transparanter en beter controleerbaar maken. Zodra u een duidelijk idee hebt van uw resultaten, kunt u gaan nadenken over hoe u de vooruitgang zult volgen. Welke maatstaven gaat u gebruiken om het succes te beoordelen? Hoe gaat u de efficiëntie van uw administratieve diensten meten? Wat gaat u meten in termen van financiële prestaties of de tijdigheid van de dienstverlening?
Definieer uw doelstellingen
Waar gaat u beginnen? Met een doel voor ogen kunt u uw tijd en middelen organiseren om dat doel te bereiken. Doelen zijn krachtig omdat ze specifiek zijn. Het zijn geen vage ideeën of aspiraties. Ze zijn duidelijk gedefinieerd als wat u wilt bereiken, in termen van resultaat, en hoe u succes zult meten.
Uw doelstelling voor administratieve diensten zou kunnen zijn om de personeelskosten te verlagen. Hoe zou u dit kunnen meten? U zou kunnen kijken naar het aantal mensen in dienst of de hoeveelheid uitbetaalde lonen en salarissen. Uw doel kan ook zijn om het personeelsbeheer efficiënter te maken. Hoe kunt u de tijd verminderen die nodig is om een aantal functies uit te voeren? Zodra u uw doel heeft bepaald, kunt u nadenken over hoe u dat gaat bereiken. Waar begint u? Welke activiteiten of acties leiden tot uw doel?
Organiseer voor succes
Zodra u uw doelstellingen hebt bepaald en uw stappenplan in kaart hebt gebracht, is het belangrijk om uw team te organiseren. U moet de belangrijkste spelers in uw administratieve dienst identificeren en duidelijke verantwoordelijkheidslijnen opstellen. Zo kunt u de voortgang volgen, knelpunten identificeren en corrigerende maatregelen nemen in geval van vertragingen of problemen. U moet ervoor zorgen dat er duidelijke communicatie is tussen de mensen die de verschillende onderdelen van de functie beheren.
Als u nieuw bent in de administratieve dienstverlening , zult u er ook voor moeten zorgen dat er voldoende kennis en expertise in de organisatie aanwezig is. U zult opleidings- en ontwikkelingsprogramma's moeten opstellen voor interne en externe belanghebbenden. Dit zal ertoe bijdragen dat uw team over de nodige kennis en vaardigheden beschikt om de best mogelijke service te verlenen.
Conclusie
Administratie is de beheersfunctie van een overheidsorganisatie. Administratieve diensten omvatten een breed scala aan taken, waaronder personeelszaken, financiën en inkoop. Administratieve diensten worden vaak over het hoofd gezien, maar zijn eigenlijk een van de meest kritische functies van een agentschap. Als u deze functies wilt verbeteren, moet u anders gaan denken. U moet uw vooronderstellingen over wat er moet gebeuren en wie daarvoor het meest geschikt is, ter discussie stellen. U moet duidelijke doelen stellen en een duidelijk stappenplan voor verbetering opstellen. U moet ook uw team organiseren en ervoor zorgen dat er voldoende kennis en expertise aanwezig is.